La Commissione europea ha predisposto un documento operativo, denominato “Contingency Arrangement for Unplanned Unavailability of the EUDR Information System”, che disciplina le procedure da seguire in caso di indisponibilità imprevista del sistema informativo utilizzato per gli adempimenti previsti dal Regolamento (UE) 2023/1115 (EUDR).
Il documento, nella versione 1.0, prevede l'applicazione delle procedure a partire dal 30 dicembre 2026 e ha l'obiettivo di garantire, per quanto possibile, la continuità degli scambi commerciali anche in presenza di malfunzionamenti prolungati della piattaforma europea.
La procedura si inserisce nel quadro delle disposizioni introdotte dal Regolamento di esecuzione (UE) 2026/1565, che ha modificato il Regolamento (UE) 2024/3084 relativo al funzionamento del sistema informativo EUDR.
Quando si attivano le procedure di emergenza?
La Commissione chiarisce che le misure di emergenza possono essere utilizzate esclusivamente quando il sistema informativo EUDR risulta indisponibile per un periodo superiore a 60 minuti, a condizione che il malfunzionamento sia ufficialmente confermato nell'apposita pagina pubblica di monitoraggio.
Non è quindi sufficiente che un singolo operatore riscontri difficoltà di accesso o problemi tecnici locali.
Le procedure non si applicano inoltre agli interventi di manutenzione programmata, anche quando l'interruzione supera i 60 minuti.
Per verificare lo stato della piattaforma, la Commissione mette a disposizione una pagina ufficiale:
https://status.eudr.webcloud.ec.europa.eu/status.html
Due codici di emergenza per garantire la continuità delle operazioni
La principale novità operativa riguarda l'introduzione di due identificativi utilizzabili temporaneamente in sostituzione dei normali riferimenti generati dal sistema EUDR.
In particolare, sono previsti:
- 00EU0000000000 – Contingency Reference Number, utilizzabile per le dichiarazioni di dovuta diligenza (DDS).
- S00EU000000000 – Contingency Declaration Identifier, utilizzabile per le dichiarazioni semplificate (SD).
Questi codici possono essere impiegati nelle dichiarazioni doganali e comunicati ai soggetti interessati esclusivamente durante il periodo di indisponibilità ufficialmente riconosciuto.
Il loro utilizzo è consentito soltanto per le operazioni per le quali non sia stato possibile ottenere il normale numero di riferimento DDS o l'identificativo della dichiarazione semplificata.
Qualora il riferimento ordinario sia già disponibile, il codice di emergenza non può essere utilizzato.
Gli obblighi EUDR rimangono invariati
Un aspetto particolarmente importante riguarda la responsabilità degli operatori.
La Commissione precisa che l'indisponibilità del sistema informatico non comporta alcuna sospensione degli obblighi di dovuta diligenza previsti dal Regolamento EUDR.
Prima di utilizzare i codici di emergenza, l'operatore deve quindi aver già effettuato le verifiche richieste e raccolto le informazioni necessarie a dimostrare la conformità dei prodotti.
È inoltre necessario conservare la documentazione relativa all'operazione e le evidenze che giustificano il ricorso alla procedura eccezionale.
A tale scopo, la Commissione raccomanda di conservare anche una schermata della pagina ufficiale che attesti il superamento dei 60 minuti di indisponibilità.
Cosa accade quando il sistema torna operativo?
Una volta ripristinato il funzionamento della piattaforma, gli operatori devono riprendere immediatamente le procedure ordinarie di trasmissione delle DDS e delle dichiarazioni semplificate.
La Commissione chiarisce tuttavia che, per le operazioni già effettuate durante il periodo di indisponibilità utilizzando correttamente i codici di emergenza, non è necessario presentare retroattivamente una nuova DDS o dichiarazione semplificata.
Resta ferma la possibilità per le autorità competenti e doganali di effettuare controlli successivi sulla correttezza dell'utilizzo della procedura.
Le implicazioni operative per le imprese
Le nuove disposizioni rappresentano un importante strumento per evitare il blocco delle operazioni commerciali in presenza di malfunzionamenti prolungati del sistema EUDR.
Per importatori, esportatori e intermediari doganali sarà tuttavia fondamentale conoscere le condizioni che consentono l'utilizzo dei codici sostitutivi, verificare le comunicazioni ufficiali della Commissione e mantenere adeguata documentazione delle operazioni effettuate.
La procedura di emergenza costituisce infatti una deroga temporanea alle modalità di trasmissione delle dichiarazioni, non agli obblighi sostanziali previsti dalla normativa EUDR.
