Dal 1° settembre 2025 entrerà pienamente in vigore la Release 3 dell’Import Control System 2 (ICS2), il sistema europeo per il controllo preventivo dei dati di sicurezza delle merci. La novità riguarda in particolare i trasporti su strada e ferrovia, completando l’estensione a tutte le modalità già coperte negli scorsi anni da spedizioni aeree, marittime e corrieri espressi. L’obiettivo dell’Unione Europea è disporre in anticipo di un set completo di informazioni, così da permettere un’analisi uniforme e immediata dei rischi doganali. L’obbligo non si applica solo alle spedizioni con destinazione finale in UE, ma anche a quelle in semplice transito: ad esempio, un camion diretto in un Paese extra-UE che attraversa la Bulgaria dovrà comunque avere un’Entry Summary Declaration (ENS) valida.
Perché l’ENS sia considerata valida è necessario che la documentazione commerciale, come ad esempio la fattura, riporti una serie di dati obbligatori. Tra questi rientrano il codice HS a sei cifre per ogni articolo, una descrizione chiara e dettagliata in lingua inglese, il peso netto e lordo, il valore e i riferimenti completi di mittente e destinatario. L’Unione Europea ha chiarito che descrizioni generiche come “parts” o “components” non saranno accettate: serve una specificazione puntuale del bene, coerente con la nomenclatura doganale. La qualità dei dati diventa quindi centrale, perché errori o mancanze possono comportare non solo ritardi ma anche il blocco del carico e potenziali sanzioni.
Le imprese che fino ad oggi hanno gestito in modo separato il peso netto e lordo, inserendo ad esempio il netto per articolo e il lordo solo per imballo, dovranno rivedere i propri sistemi per poter rendere disponibili entrambi i valori per ciascun codice doganale. Anche l’inserimento del codice HS direttamente in fattura, e non solo in documenti a corredo come packing list o stampe di controllo, diventerà indispensabile. Si tratta di un cambiamento che impatta direttamente sui gestionali e sui processi interni, rendendo necessario un aggiornamento dei layout documentali e una formazione adeguata del personale.
Il sistema è europeo e riguarda tutti gli Stati membri, ma l’applicazione pratica può variare per effetto di deroghe temporanee concesse a singoli Paesi. Alcuni, come l’Italia, hanno ottenuto una fase transitoria in cui sarà ancora possibile utilizzare sistemi paralleli fino a fine 2025; altri, come la Bulgaria, hanno invece scelto di applicare da subito la Release 3 in modo pieno, motivo per cui spedizionieri e operatori logistici stanno inviando comunicazioni preventive ai propri clienti. In ogni caso il percorso è tracciato e, al termine del periodo di transizione, tutti i Paesi UE applicheranno senza eccezioni le nuove regole ICS2.
In un contesto in cui il flusso delle informazioni diventa decisivo quanto quello delle merci, la puntualità e la precisione dei dati non sono più un’opzione ma un requisito essenziale. Adeguarsi per tempo significa non solo evitare blocchi e costi aggiuntivi, ma anche dimostrarsi partner affidabili all’interno della catena logistica, contribuendo a garantire che i flussi commerciali europei si muovano in sicurezza e senza interruzioni.
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